Penulisan Meeting Agenda yang Efektif

Posted on

Penulisan Meeting Agenda yang Efektif

A. Mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab atas meeting tersebut

EO Jakarta – Sebelum meeting dimulai, ada baiknya terdapat pemberitahuan terkait pihak yang akan bertanggung jawab atas pertemuan tersebut. Karena pada dasarnya, pemimpin sebuah meeting telah mengetahui dengan baik pembahasan apa yang akan diangkat serta berperan untuk menetralkan segala pendapat dari peserta meeting yang ada.

B.  Mencari Masukan Dari Anggota Tim.

Sebelum meeting berlangsung, cobalah untuk meng-highlight poin-poin yang akan dibahas, termasuk kebutuhan yang diperlukan oleh setiap anggota meeting. Mintalah anggota rapat untuk menyebutkan dan juga menuliskan setiap poin yang akan di bahasa dalam meeting.

C. Pilih Topik yang Dapat Mempengaruhi Seluruh Tim.

Ketika suatu meeting berlangsung, cobalah untuk memberikan saran terkait topik yang dapat mempengaruhi seluruh anggota meeting. Sehingga meeting tidak akan berjalan sia-sia dan hanya membuang-buang waktu saja.

D. Topik Agenda yang Memancing Interaksi Tim

Topik yang dipilih harus dapat membuat seluruh anggota rapat untuk aktif memberikan pendapat. Jika tidak, maka anggota rapat selanjutnya akan lebih memilih untuk tidak hadir di meeting selanjutnya dikarenakan tidak tertarik dan membosankan. Sebaliknya, jika di dalam meeting terdapat banyak pertanyaan yang mampu memancing suasana meeting untuk ramai pendapat, maka ketika meeting berikutnya pasti setiap anggota rapat tersebut akan lebih mempersiapkan diri untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dan memutuskan untuk hadir di rapat selanjutnya.

E. Memperkirakan Durasi Waktu yang Realistis Untuk Setiap Topik.

Hal ini memiliki dua tujuan. Pertama, pengaruh terhadap sikap profesional dan pride di mata anggota meetin. Kedua, dengan waktu yang efektif dan efisien maka akan membuat meeting tersebut menjadi berkualitas dan tidak menimbulkan rasa bosan, kurang tertarik, atau bahkan frustrasi oleh peserta rapat.

F. Mengusulkan Suatu Proses Untuk Mengatasi Setiap Item Agenda

Lakukan langkah-langkah untuk mengidentifikasi setiap poin pembahasan dan tentukan anggota mana saja yang harus melakukan suatu kewajiban tertentu. Menyepakati proses secara signifikan untuk meningkatkan efektivitas pertemuan. Hal ini dilakukan untuk menghindari ketimpangan agar setiap anggota tahu agenda apa yang selanjutnya akan dlaksanakan.

G. Membuat Kesimpulan

Ketika keputusan telah didapatkan, maka pemimpin meeting tersebut sebaiknya mengumumkan hasil rapat yang telah dilaksanakan. Setelah itu, berilah kesempatan kepada anggota meeting yang sekiranya kurang memahami kesimpulan tersebut.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *